Vejledning og indberetningsskema
For at vi kan behandle din indberetning ordentligt og korrekt, er det vigtigt, at du giver os alle de oplysninger, du er i besiddelse af.
Det kan fx være:
- Hvad din indberetning drejer sig om
- Hvem der er involveret i de pågældende handlinger
- Hvor de pågældende handlinger foregår/er foregået
- Hvor store værdier, du har kendskab til, der er involveret i handlingerne
- Hvordan du er kommet i besiddelse af oplysningerne
Selv om du ikke har alle oplysningerne, er det vigtigt, at du ikke selv begynder at undersøge sagen nærmere. Du skal hellere indberette via whistleblower-ordningen på et mindre sikkert grundlag end at ødelægge eventuelle beviser.
Indberet via telefon på 44 74 48 00
Telefonen er en telefonsvarer, der giver mulighed for genafspilning af det indberettede. Vi aflytter telefonsvareren dagligt.
Indberet via brev
Send indberetningen med brev til:
Topdanmark Forsikring A/S
Borupvang 4, 2750 Ballerup
mrk. ACA personligt/fortroligt
Indberet via e-mail
Send en e-mail til whistleblower@topdanmark.dk med din indberetning.
Modtagere af indberetningen
Modtagerne af henvendelsen er Topdanmarks interne revisionschef samt juridisk direktør.
Q & A om whistleblower-ordningen
Hvilke forhold kan indberettes via whistleblower-ordningen?
En whistleblower-ordning er beregnet til at håndtere kriminelle og/eller meget alvorlige forhold vedrørende Topdanmark.
Der kan fx foretages indberetninger om:
- Kriminelle forhold, det vil sige blandt andet overtrædelse af straffeloven. Dette vil eksempelvis være tilfældet, hvis du opdager eller får mistanke om overfaktu-rering, svindel, bestikkelse, bedrageri, dokumentfalsk og lignende.
- Forhold vedrørende regnskabsføring, den interne kontrol og korruption.
- Forhold ved alvorlige brud på arbejdssikkerheden.
- Forhold, der har betydning for koncernen som helhed.
- Forhold, der kan have afgørende betydning for enkeltpersoners liv og/eller hel-bred.
Hvilke forhold hører ikke under whistleblower-ordningen?
Whistleblower-ordningen er kun beregnet til at håndtere alvorlige forhold. Derfor er der en række situationer, som du ikke kan indberette til ordningen – også selv om der kan være tale om brud på interne regler, levemåder, kodeks for god opførsel etc.
Det kan for eksempel, men ikke udelukkende, være:
- Mobning
- Samarbejdsvanskeligheder
- Inkompetence
- Fravær
- Overtrædelse af retningslinjer for fx påklædning, rygning, alkohol, brug af e-mail og internet
Har du som ekstern samarbejdspartner oplevet situationer som ovenfor nævnte, anbefaler vi, at du går til din samarbejdspartner i Topdanmark eller vedkommendes nærmeste leder i selskabet.
Sådanne forhold må ifølge lovgivningen ikke behandles i whistleblower-systemet. Modtagne indberetninger vedrørende disse emner vil derfor blive slettet omgående.
Du har mulighed for at indberette anonymt
Det er muligt at foretage en indberetning anonymt, men vi foretrækker, at du oplyser dit navn og andre kontaktdetaljer.
Hvis du har oplyst, hvem du er, har vi mulighed for at vende tilbage til dig med uddybende spørgsmål, hvis der er behov for det.
Vi kan ikke altid give dig en tilbagemelding på din indberetning
Da indberetninger ofte vedrører personfølsomme oplysninger, og der kan være involverede, som vi ikke kan videregive oplysninger om, kan vi ikke give en individuel tilbagemelding på din indberetning. Det gælder, uanset om du er anonym eller ej.
Du kan naturligvis være sikker på, at vi tager din henvendelse alvorligt og undersøger den grundigt inden for de lovgivningsmæssige rammer, der gælder for whistleblower-ordningen.
Whistleblower-ordningen er godkendt af Datatilsynet
Topdanmarks whistleblower-ordning er præsenteret for og godkendt af Datatilsynet, og det har allerhøjeste prioritet, at alle, der benytter whistleblower-ordningen, kan stole på, at henvendelser behandles fortroligt, og at opbevaring og undersøgelse af henvendelser sker på fortrolig og betryggende vis.