Sådan behandling vi dine personoplysninger

 

HR Rekruttering og de relevante ledere i Topdanmark behandler personoplysninger om ansøgere i henhold til den til enhver tid gældende persondatalovgivning.

I forbindelse med rekrutteringsprocessen behandler HR Rekruttering og de relevante ledere i Topdanmark din ansøgning, CV, uddannelsesbeviser samt de op-lysninger, som du har indtastet i HR Manager eller har fremsendt pr. mail. Vi behandler således følgende oplysninger om ansøgere: navn, adresse, fødselsdag, mailadresse, uddannelsesoplysninger, anbefalinger mv. 

Hvis du går videre i rekrutteringsprocessen, behandler HR Rekruttering de oplysninger, som du har givet eksempelvis gennem persontypetests og referencer.

Straffeattest forevises, hvis det er relevant for den stilling, der søges.

Formål:

Formålet med behandling af dine personoplysningerne er, at vurderer om du kan få ansættelse i Topdanmark.

Behandling/sletning:

De personoplysninger som vi behandler, er oplysninger, som du selv har afgivet i forbindelse med jobsøgningen.

Ansøgning, CV, referencer mv.:

Du uploader selv ansøgning, CV, referencer mv.

Ved afslag slettes ansøgninger, CV’er og uddannelsesbeviser senest 6 måneder efter sagen er afsluttet. 

Persontypetests:

Persontypetests anonymiseres efter ca. 4 måneder hos udbyder.

Oplysningerne opbevares ikke i Topdanmark.

Straffeattester:

Straffeattest forevises, hvis det er relevant for den stilling, der søges.

Straffeattester opbevares ikke. Ved ansættelse noteres det, hvis straffeattest er blevet forevist.

Datasikkerhed:

Din sikkerhed betyder alt for os. Derfor har vi truffet både tekniske og organisa-toriske foranstaltninger til at passe på de oplysninger, vi modtager. Det betyder, at vi blandt andet har:

  • Arbejdsbetinget adgang til alle lokationer
  • Kryptering af datatransmission og lagring
  • Virusscannere på servere
  • Back up og genetablering på alle servere
  • IT-systemer med adgangsstyring baseret på bruger Id og personligt password, der skal være minimum 8 tegn
  • VPN og kryptering i forbindelse med fjernarbejdspladser og andre mobile enheder.
  • Procedurer og politikker for behandling og kommunikation af persondata
  • E-learning for alle medarbejdere
  • Medarbejdere som er certificerede i persondatabeskyttelse

Behandling hos databehandlere

Topdanmark kan vælge at benytte databehandlere, herunder udbydere af software, hosting, sikkerhed og opbevaring. Dine personoplysninger kan derfor blive overladt til databehandlere.

Alle databehandlere er underlagt en skriftlig instruks og kontrol, som skal sikre, at dine personoplysninger kun bliver brugt til de specifikke formål, som oplysningerne er indsamlet til.

Topdanmark har valgt at overlade nogle behandlinger, herunder IT teknisk udvikling og support til lande udenfor EU/EØS. Når vi gør det, sikrer vi dine rettigheder ved at anvende EU-kommissionens standardkontrakt, bindende virksomhedsregler eller det såkaldte ”Privacy Shield” godkendt af EU-kommissionen.

Vi har kontrakter med alle databehandlere, og vi udøver kontrol med, at de efterlever vores instrukser til sikker behandling. Som del af instruksen stiller vi krav om, at disse databehandlere behandler dine oplysninger fortroligt og træffer passende tekniske- og organisatoriske foranstaltninger mod at dine oplysninger hændeligt eller ulovligt tilintetgøres, fortabes eller forringes, eller kommer til uvedkommendes kendskab, misbruges eller i øvrigt behandles i strid med persondataforordningen.

Dine rettigheder

Du kan til enhver tid gøre dine rettigheder gældende - dog med visse lovbestemte undtagelser.

  • Du har ret til indsigt i de oplysninger vi behandler om dig.
  • Du har ret til at gøre indsigelse mod indsamling og videre behandling af dine oplysninger, herunder ift. automatiserede individuelle afgørelser. 
  • Du kan også kræve, at vi korrigerer eller sletter oplysningerne.
  • Du har ret til at få udleveret dine data, som du har givet til os, i et maskinlæsbart format og til at få transmitteret dine data til en anden dataansvarlig (dataportabilitet).
  • Har du afgivet samtykke kan du altid kontakte os for at høre om omfanget, og du kan også til enhver tid tilbagekalde et afgivet samtykke. Vi vil herefter ophøre med at behandle dine oplysninger, medmindre vi kan fortsætte behandlingen på et andet grundlag. Dette berører dog ikke lovligheden af den behandling, der har fundet sted forud for tilbagekaldelse af samtykket.